fallstudie: 3PL-revisioner leder till kostnadsbesparingar och förbättrar den operativa effektiviteten

Victoria Gasho | Senior Management Consultant | 7 januari 2025

Bakgrund

En nationell leverantör av bakverk och mjöl samarbetade nyligen med nya tredjepartslogistiker (3PL) för att stödja sin lager- och distributionsverksamhet. Med en mångsidig distributionsmodell, som tillgodoser efterfrågan från både grossist-, detaljhandels- och e-handelskanaler, samarbetade de med dessa nya 3PL-leverantörer för att förenkla och konsolidera sitt nuvarande distributionsnätverk och möjliggöra större fokus på sina kärnverksamheter och initiativ. Varje nytt 3PL-partnerskap kräver en kritisk övergångsperiod som omfattar dokumentation av affärskrav, avtalsförhandlingar, systemintegrationer, upprättande av rapporteringsramverk samt utveckling av fakturaprocedurer och mallar. Med dessa betydande åtaganden och övergångsperioder är det lätt att låta saker falla mellan stolarna.

Utmaning

Med tanke på den stora förändringen att flytta verksamheten från den gamla 3PL-partnern till den nya 3PL-partnern hade företaget minimala resurser för att validera fakturorna för de tjänster som den nya partnern tillhandahöll. På grund av verksamhetens komplexitet och de många kostnadskomponenter som var inblandade behövde de försäkra sig om att deras månatliga fakturor återspeglade de korrekta avgifterna baserat på de överenskomna tjänsterna. För att få denna försäkran införde Establish en strukturerad och grundlig 3PL-revisionsprocess för att validera att 3PL-lagerfakturorna var korrekta.

Vårt tillvägagångssätt

Våra 3PL-konsulter tillhandahöll en omfattande 3PL-revision och 3PL-förbättringstjänst, som omfattade:

1. 3PL-fakturavalidering: Jämförelse av månadsfakturor från 3PL-leverantörer med avtalade priser för att bekräfta korrekt fakturering av tjänster och priser.

2. Sammanfattande kontra detaljerad fakturakontroll: Säkerställa att de sammanfattande fakturorna stämmer överens med de underlag och transaktionsuppgifter som tillhandahålls av 3PL.

3. ERP-datajämförelse: Extrahera data om utgående försäljning, lager, inkommande inköpsorder och överföringsorder från kundens ERP-system och jämför den med data som rapporterats av 3PL för att identifiera eventuella avvikelser i fakturerade volymer.

4. Prognosutvärdering: Utvärdering av noggrannheten i våra kunders prognoser jämfört med den faktiska efterfrågan

Resultat och lösningar

Genom vår detaljerade 3PL-gransknings- och valideringsprocess identifierade vi flera viktiga problem och erbjöd lösningar:

1. Hantering av överdebiteringar

   Problemställning: En av 3PL-leverantörerna debiterade vår kund för inkommande lådor i stället för inkommande pallar, vilket ledde till för höga kostnader.

   Metodik: Genom att använda inkommande ERP-data och registrera order-, artikel- och partiuppgifter beräknade vi de uppskattade lådor som skulle hanteras och de uppskattade pallar som skulle hanteras och jämförde med de volymer som fakturerades av

   Lösning: Vi spårade avvikelsen till ett operativt fel där inkommande hantering inte systematiskt loggades korrekt. Vårt ingripande ledde till att en kredit utfärdades till vår kund för överdebiteringen.

2. Icke avtalade avgifter

   Problemställning: En 3PL tog ut en insättningsavgift per order, vilket inte var en del av kontraktet.

   Metodik: Med hjälp av kontraktet granskade vi alla avtalade tjänsteområden och fastställde att en insatsavgift var för projektspecifikt arbete och inte skulle debiteras för varje order.

   Lösning: Vi identifierade detta som ett systematiskt faktureringsfel och arbetade med 3PL för att säkerställa att denna avgift endast tillämpades på det projektspecifika arbetet, vilket gjorde att vår kund fick en kreditering för det överfakturerade beloppet.

3. Expansion av lageryta

   Problem: Lagerytan expanderade avsevärt under flera månader och översteg den prognostiserade ytan, vilket ledde till ökade lagringskostnader.

   Metodik: Med hjälp av lagerdata från kundens ERP-system beräknade vi att ett stort antal SKU:er hade små kvantiteter i lager och/eller tog upp minimalt med utrymme i lagret. Med dessa resultat validerade vi platserna för dessa artiklar i lagret med 3PL för att förstå lagringsutnyttjandet av dessa platser.

   Lösning: Genom att analysera lagerutnyttjandet samarbetade vi med 3PL för att prioritera optimering av utrymmet genom att införa fler halvpallspositioner. Detta minskade fotavtrycket och förbättrade kostnadseffektiviteten.

4. Kostnader för övertidsarbete

   Problemställning: Kunden tog ut höga övertidsavgifter för utgående leveranser.

   Metodik: Med hjälp av 3PL:s utgående data och kundens försäljningsprognosdata validerade vi prognosens noggrannhet och fastställde att 3PL:s övertidsavgifter överensstämde med den ordervolym som översteg kundens prognos.

   Lösning: Vi samarbetade med vår kund för att förfina prognosmetoden och utnyttjade historiska försäljningstrender för att fastställa framtidsprognoser. Denna justering minskade arbetskraftsrelaterade övertidskostnader.

Resultat och påverkan

• Förbättringar av 3PL-fakturornas noggrannhet: Identifierade och korrigerade systematiska faktureringsfel, vilket ledde till betydande kostnadsåtervinningar.

• 3PL-förbättringar av den operativa effektiviteten: Optimerad lagerutnyttjande för att minska onödiga kostnader.

• 3PL-kostnadsbesparingar: Säkrade krediter för överdebiteringar och eliminerade oberättigade avgifter.

• Förbättrade prognoser: Förbättrad noggrannhet i efterfrågeplaneringen, vilket minskar framtida kostnader för övertidsarbete.

Slutsats

Genom att implementera vår rigorösa process för granskning och validering av 3PL-fakturor hjälpte vi vår kund att säkerställa korrekt fakturering, optimera sin 3PL-lagerverksamhet och förbättra den finansiella överblicken av sina 3PL-kostnader. Detta uppdrag förstärkte vikten av kontinuerliga 3PL-förbättringar genom att genomföra löpande 3PL-revisioner och validering av operativ data som nyckelkomponenter för kostnadshantering och effektivitet i supply chain-verksamheten.