Kund fallstudie: Upphandling för snabbrörliga konsumentvaror

Använder du mer pengar än du borde?

En ledande tillverkare av konsumentvaror var intresserad av att förbättra inköpsorganisationen och skapa kostnadsminskningar. Inköpsorganisationen hanterade 35 procent av inköpen. Inköparna hade dock varierande erfarenhet och ägnade en stor del av sin tid åt arbetsintensiva aktiviteter. Det fanns få avtal på plats, vilket gjorde att tillverkaren riskerade leverans- och prisförändringar.

Projektet delades in i två faser. Den första var att genomföra en övergripande spendanalys med en upphandlingsbedömning för att identifiera möjligheter till potentiella besparingar och förbättra upphandlingsfunktionen. Den andra fasen var att genomföra besparingarna med hjälp av beprövade sourcingmetoder och vägleda processförbättringsaktiviteter för att öka effektiviteten i inköpsorganisationen.

Analys av utgifter

Data samlades in om inköpshistorik, inköpsmönster och beteenden samt leverantörskontrakt och avtal. En omfattande analys genomfördes för att dela upp de årliga utgifterna per produktkategori, SKU, leverantör och slutanvändare.

Beställningsförfarandena observerades och intervjuer genomfördes för att diskutera den nuvarande inköpsverksamheten, inklusive beställningsförfaranden, leverantörsutvärderingar, krav på kundservice, prognoser och lagerplanering - allt med ett intresse för hur var och en påverkar inköpen.

Baserat på observationerna, intervjuerna och resultaten av spendanalysen gjordes en benchmarking av inköpsorganisationen med hjälp av våra riktlinjer för bästa praxis. Förbättringsmöjligheter identifierades och prioriterades till förbättringar på kort, medellång och lång sikt.

Genomförande

Efter att de högst prioriterade råvarorna valts ut samlades information om aktuella priser och specifikationer in för att få en bild av basnivån för inköpta utgifter. Eftersom det saknades produktspecifikationer skickades en begäran om information (RFI) till de nuvarande leverantörerna för att hjälpa till med baslinjeutvecklingen. Förfrågan om förslag (RFP) anpassades sedan med de aktuella specifikationerna som samlats in från RFI och ytterligare krav som tillverkaren önskade.

Alternativa leverantörer identifierades och en anbudsförfrågan utfärdades för att maximera effekten av en konkurrensutsatt upphandling. Efter att svaren inkommit analyserades alla förslag och ytterligare målpriser skapades för att generera maximala besparingar. Ytterligare rundor av leverantörsförhandlingar genomfördes och slutkandidaterna presenterades för tillverkaren.

Under hela processen med att få med de nya leverantörerna underlättade Establish diskussioner i utvärderingsteamet för att skapa samförstånd och förberedde förhandlingsmanus för slutförhandlingarna.

Förbättring av processer

De flesta av inköparna hade inte tillräckliga befogenheter för att kvalificera leverantörer, fastställa inköpsspecifikationer och identifiera ersättningsprodukter eller alternativa leverantörer. Upphandlingsutbildningar genomfördes för att förbättra inköparnas kunskaper om inköpsprocessen.

Andra processförbättringsaktiviteter som underlättas är att förbättra relationen mellan köpare och leverantör, skapa logiska inköpsgrupper, konsolidera antalet leverantörer och undersöka rationaliserings- och standardiseringsmöjligheter.