Inställning av optimalt säkerhetslager

Syftet med säkerhetslager är att absorbera oförutsedda fluktuationer i utbud och efterfrågan, och det är avgörande för att upprätthålla en hög nivå av kundservice. Men säkerhetslager kan också vara en betydande kostnadsdrivare.

I detta dokument diskuteras hur man optimerar säkerhetslagernivåer genom att balansera lagerhållningskostnader med kostnaden för förlorad försäljning på grund av lagerbrist.

Inställning av säkerhetslager

I en ideal värld skulle du kunna upprätthålla en kundservicenivå på 100%. Detta är naturligtvis orealistiskt på grund av den mängd lager som skulle krävas. Kostnaderna för att hålla och hantera lagret skulle vara extrema, och avskrivningskostnader när produkter går ut eller blir föråldrade skulle bli okontrollerbara.

Att fastställa optimala säkerhetslagernivåer innebär att balansera kostnaden för att tillhandahålla och hålla det extra lagret med kostnaden för att inte möta efterfrågan - en utmanande uppgift, men en som kommer att påverka ditt resultat avsevärt.

Gemensamma lösningar för att skapa ett optimalt säkerhetslager

Trots vikten av att fastställa korrekta säkerhetslagernivåer gör många företag det dåligt - de förlitar sig på förenklade metoder som ett fast antal dagar med täckning eller en fast lagerkvantitet. Vissa har inget säkerhetslager alls.

Andra företag har valt ett något mer sofistikerat tillvägagångssätt där en fastställd servicenivå bestäms och leveransledtider och/eller prognosfel beaktas (se nedan).

Säkerhetslager = Servicenivå x 1,25 x MAD* x SQRT Ledtid

*MAD: Mean Absolute Deviation (mått på prognosprecision)

Tyvärr maximerar ingen av dessa metoder säkerhetslagrets värde för ditt företag och dina kunder. För att bättre förstå hur vi kan optimera säkerhetslagret måste vi förstå den verkliga kostnaden för att hålla och leverera det extra lagret jämfört med riskerna och kostnaderna för förlorad försäljning.

Kostnader förknippade med aktieinnehav

Vi måste först fastställa de olika kostnadskomponenter som är förknippade med redovisat lager:   

  • Bristkostnad - kostnaden för förlorad försäljning på grund av lagerbrist

  • Kostnad för säkerhetslager - kostnaden för att hålla säkerhetslager

  • Kostnad för cykellager - kostnaden för att hålla ytterligare lager (utöver säkerhetslager)   

  • Fast orderkostnad - kostnaden för att lägga en leveransorder

Summan av dessa kostnader är den "totala lagerkostnaden", som vi måste minimera. För att göra detta måste vi hitta den optimala balansen mellan kostnaderna för förlorad försäljning och kostnaden för att hålla lager för att förhindra att det händer.

1) Kostnader för underskott

Bristkostnaden är kostnaden för att förlora en försäljning. Det är ofta svårt att fastställa ett exakt belopp för en förlorad försäljning, men det går inte att förneka att det är en mycket verklig kostnad som är förknippad med den. Beräkningen av en bristkostnad består av tre komponenter:

  • Bristande kvantitet (missad efterfrågan)

  • Bristkostnad per enhet   

  • "Förlorad försäljningsfaktor"

Brist Kvantitet

När man tittar på förlorad försäljning är det viktigt att fastställa det uppskattade antalet enheter som inte kommer att uppfyllas. En servicenivå på 95% innebär att ett företag kommer att missa 5% av den förväntade efterfrågan.

Underskottskostnad per enhet

Vi behöver också titta på bristkostnaden per enhet. Det finns olika metoder för att beräkna bristkostnaden beroende på din verksamhet och om du beräknar den på färdigvaru- eller halvfabrikatsnivå.

För färdiga varor är det ännu viktigare att förstå om "missad efterfrågan" kommer att resultera i a) en restorder, b) en förlorad försäljning eller c) en förlorad kund. Bristkostnaden kan baseras på bruttomarginal (pris-kostnad), produktkostnad eller en fastställd kostnad.

"Faktorn för förlorad försäljning"

Den sista komponenten i beräkningen av bristkostnaden är "faktorn för förlorad försäljning". Detta är en subjektiv faktor som används för att justera den totala kostnaden och som tar hänsyn till den immateriella effekten av att missa en försäljning.

Till exempel kan faktorn för förlorad försäljning i en situation där en kund förväntas vänta några dagar innan han går till en konkurrent vara mellan noll och ett. Å andra sidan, om en försäljning går förlorad och ytterligare konsekvenser, såsom framtida förlorad försäljning eller straffavgifter, kan förväntas, skulle faktorn för förlorad försäljning vara över ett.

Ju högre faktorn är, desto större blir den negativa effekten av att förlora försäljningen, och vi får högre service- och säkerhetslagernivåer.

Att fastställa rätt värde innebär vanligtvis diskussioner på arbetsplatsen. Den kritiska punkten att ta hänsyn till här är att det finns en kostnad förknippad med att förlora en försäljning som måste beaktas när man fastställer optimala säkerhetslagernivåer. här är att det finns en kostnad förknippad med att förlora en försäljning som måste beaktas när man fastställer optimala säkerhetslagernivåer.

2) Kostnad för säkerhetslager

Kostnadskomponenten för säkerhetslager är kostnaden för att hålla säkerhetslagret:

Produktkostnad x Räntesats x Säkerhetslagerkvantitet

Utmaningen här är att definiera säkerhetslagerkvantiteten. Flera faktorer påverkar detta:

Variation i efterfrågan

Ju större variation i efterfrågan, desto mer säkerhetslager kommer ni att behöva. Vi kan mäta variationen i efterfrågan på två sätt: 1) faktisk efterfrågan jämfört med genomsnittlig efterfrågan ELLER 2) faktisk efterfrågan jämfört med prognostiserad efterfrågan (prognosfel).

Ledtid för leverans

Längre ledtider för leveranser kräver längre prognoshorisonter. En längre prognoshorisont innebär större osäkerhet och därmed ett större säkerhetslager.

Antal order per år

Denna faktor relaterar till antalet order som läggs för att tillhandahålla de varor som krävs. Ett större antal order möjliggör en minskning av cykellagret, men det innebär också att lagersaldot kommer att närma sig säkerhetslagernivån oftare och därför krävs ett högre säkerhetslager (se nedan).

Leveransernas ledtidsnoggrannhet

Samma logik gäller för utbudssidan som för efterfrågesidan (efterfrågefluktuationer/prognosprecision). Om en leverantör ibland levererar på 5 veckor och ibland på 8 veckor måste du ta hänsyn till denna osäkerhet. Och med större osäkerhet följer större säkerhetslager.

Servicenivå

Sist men inte minst, ju högre servicenivå som eftersträvas, desto större säkerhetslager behövs. Om din ambition är att uppfylla 98% av alla beställningar behöver du ett större säkerhetslager än om du nöjer dig med 90%.

3) Kostnad för cykellager

Kostnad för cykellager är kostnaden för att hålla det lager som inte är säkerhetslager:

Produktkostnad x räntesats x antal cykler i lager

När vi tittar på kostnaden för att inneha aktier tittar vi inte bara på kapitalkostnaden. Vi måste också ta hänsyn till den kostnad som är förknippad med att förvalta lagret. Detta kan inkluderas i den räntesats vi använder.

Cykellagerkvantiteten är vårt genomsnittliga lagerinnehav exklusive säkerhetslager under året. Ett enkelt sätt att beräkna detta är att ta den totala årliga efterfrågan och dividera med antalet order som lagts under perioden (påfyllningsfrekvens) och dividera med två. Se följande diagram.

4) Fast orderkostnad

Varje gång du lägger en påfyllningsorder (oavsett om det är en tillverkningsorder, en distributionsorder eller en inköpsorder) kommer det att finnas en tillhörande kostnad. Om du under ett år lägger 20 order i stället för 5, kommer du att ackumulera fyra gånger den fasta orderkostnaden. Det kan vara svårt att exakt identifiera den fasta orderkostnaden, men det viktigaste är att inse att det finns en kostnad och att detta är något som måste övervägas.

Optimering av säkerhetslagret

För att sedan bestämma den ideala säkerhetslagernivån måste vi se det i samband med den totala lagerkostnaden, som i sin tur handlar om att hitta den optimala blandningen av servicenivå och påfyllningsfrekvens (se bilden nedan). Följande indata måste beaktas:

  • Fastställa försäljningspris och standardkostnad   

  • Definierad kostnad för att förlora en försäljning

  • Aktuell variation i efterfrågan

  • Leveranstid och variation   

  • Total årlig efterfrågan

  • Fastställa räntesats

Det bästa sättet att förbättra det totala säkerhetslagret är att minska variationen i efterfrågan samt ledtiden och variationen i utbudet. Men vid varje given tidpunkt är dessa mätvärden vad de är, så vi måste fastställa den optimala servicenivån och påfyllningsfrekvensen.

Matematiskt sett har vi nu att göra med ett tredimensionellt problem. Vi vill minimera den totala lagerkostnaden (enligt definitionen ovan) genom att justera två variabler - påfyllningsfrekvens och servicenivå.

I bilden ovan kan vi se hur de fyra lagerkostnadskomponenterna varierar med påfyllningsfrekvensen:

  • Säkerhetslagret ökar med ett högre antal påfyllningar (det kommer att finnas fler tillfällen under året då du kommer att vara närmare säkerhetslagergränsen).

  • Bristkostnaden kommer att förbli densamma oavsett påfyllningsfrekvens eftersom den är direkt relaterad till servicenivån.

  • Lagercykelkostnaden kommer att minska med en högre påfyllningsfrekvens. Ju oftare vi köper, desto mindre behöver vi hålla i lager.

  • Den fasta orderkostnaden hänför sig till var och en av de order vi lägger, så ju högre påfyllningsfrekvens (fler order), desto högre fast orderkostnad.

Genom att summera kostnaderna får vi en totalkostnadskurva som visar hur den totala lagerkostnaden förändras med påfyllningsfrekvensen vid två olika servicenivåer.

Om vi slutligen presenterar detta problem som en tredimensionell graf, där både påfyllningsfrekvensen och servicenivåerna är variabler, får vi bilden som visas nedan.

Allt som återstår nu är att hitta det optimum i diagrammet där den totala lagerkostnaden (med hänsyn tagen till bristkostnad, cykellagerkostnad, kostnad för säkerhetslager och fast orderkostnad) är lägst.

Hitta denna punkt, och du har hittat den perfekta säkerhetslagernivån, den perfekta balansen mellan servicenivå och kostnaden för att upprätthålla den.

Slutsats

Fördelarna med att optimera säkerhetslagernivåerna är betydande. Det finns omedelbara möjligheter både när det gäller att sänka kostnaderna och förbättra kundservicen. Ändå gör de flesta företag ett relativt dåligt jobb med att upprätthålla sina säkerhetslagernivåer. Erfarenheten säger oss att den vanligaste metoden för att fastställa säkerhetslager är att helt enkelt använda ett visst antal dagars täckning. Detta är inte tillräckligt.

Felaktigt inställda säkerhetslagernivåer har en direkt negativ inverkan på förmågan att betjäna kunderna och leder till att för mycket lager hålls. Detta har konsekvenser ur kapitalkostnadssynpunkt och ur ett lagerhanteringsperspektiv. Ett överfyllt lager är mer utmanande och dyrare att driva. För mycket lager innebär också en större sannolikhet för att behöva skriva av lager på grund av utgångsdatum eller inkurans.

Att ställa in rätt säkerhetslagernivåer är en avgörande del av din affärs- och supply chain-planering. Det finns en stor potential för företag som tar sig tid att ta reda på vad som fungerar för dem.

 

Establish är ett konsultföretag inom supply chain med fokus på supply chain-strategi, transportkonsulttjänster, lagerdesign och -förbättringar samt supply chain-planering.